Näitä ehtoja sovelletaan Ropecon 2017 -tapahtumaa koskeviin yhdistysten esittelypöytiin. Toiminnassa on noudatettava voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä ja poliisin, palotarkastajien, ympäristöviranomaisten ja muiden viranomaisten sekä tapahtumajärjestäjän ja tapahtumapaikan antamia ohjeita ja määräyksiä.
Yhdistyspöydät on tarkoitettu Ropecon-tapahtuman aihepiiriä sivuavien yhdistysten ja tapahtumien esittelyyn. Kukin yhdistys voi varata vain yhden pöydän. Saman yhteisön järjestämille kohdeyleisöltään selvästi poikkeaville tapahtumille voidaan kuitenkin myöntää erilliset pöydät.
Ilmoittautuminen tulee tehdä yhdistyksen nimellä yhdistyksen edustajan toimesta. Tapahtumanjärjestäjä hyväksyy yhdistyksen ilmoittautumisen ja vahvistaa sen joko sähköisesti tai kirjallisesti yhdistykselle. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus hylätä ilmoittautuminen. Yhdistys ei saa ilman tapahtumanjärjestäjän kirjallista lupaa vuokrata tai luovuttaa edelleen yhdistyspöytäänsä tai sen osaa.
Yhdistyspöydät on tarkoitettu ensisijaisesti yhdistyksen tai tapahtuman esittelyyn. Yhdistyspöydästä ei saa myydä kaupallista tavaraa. Pienimuotoinen kannatustuotteiden (esim. badget, merkit ja yhdistysten lehdet), jäsenyyksien ja pääsylippujen myynti on sallittua. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus poistaa yhdistyspöydistä näitä ehtoja rikkovat tuotteet. Tapahtumanjärjestäjällä on myös oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet, tuotteet tai palvelut, jotka voivat olla vaaraksi tai häiriöksi tapahtuman kävijöille, henkilökunnalle tai vapaaehtoisille. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus määrätä yhdistyspöytien lopullinen sijoittelu tapahtuman aikana.
Yhdistys voi perua osallistumisensa veloituksetta viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Tämän jälkeen perutusta tai peruuttamatta jätetystä varauksesta peritään täysi hinta. Yhdistyspöydän käyttöoikeus palautuu tapahtumanjärjestäjälle, jos yhdistys peruu ilmoittautumisensa, jos yhdistys ei suorita osallistumismaksua, tai jos yhdistys tai sen edustaja muutoin olennaisesti rikkoo yhdistyspöytien käyttöehtoja.
Yhdistys on vastuussa oman yhdistyspöytänsä somistamisesta ja purkamisesta. Tapahtumanjärjestäjällä on tarvittaessa oikeus vaatia yhdistykselle osoitetun alueen ulkopuolella sijaitsevan välineistön tai irtaimiston siirtämistä. Yhdistys on velvollinen suojaamaan pöydän naarmuuntumisen varalta esim. liinalla. Yhdistys on vastuussa tapahtuman aikana kalusteille ja tilalle tahallaan tai huolimattomuudestaan aiheuttamastaan vahingosta. Kaiken yhdistyksen esittelyyn liittyvän toiminnan tulee tapahtua yhdistykselle osoitetun yhdistyspöydän yhteydessä.
Ropecon on voittoa tavoittelematon ja poliittisesti sitoutumaton tapahtuma. Yhdistyksen myynnissä oleva tavaravalikoima ei saa olla tapahtuman hengen vastainen eikä se saa rikkoa Suomen lakeja. Yhdistyspöydällä ei saa valmistaa, myydä tai tarjoilla ruokaa tai juomaa asiakkaille. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus vaatia yhdistystä poistamaan tuotevalikoimastaan tuotteet, jotka eivät noudata edellämainittuja vaatimuksia. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus kieltäytyä kokonaan ottamasta tapahtumaan yhdistystä, joka ei täytä tämän kohdan asettamia vaatimuksia yhdistyksen kauppatavaroita kohtaan.
Yhdistyspöytien aukioloaikaa ei ole rajattu. Tapahtumanjärjestäjä tarjoaa yhdistykselle tilan ja kalusteet, mutta ei vartioi yhdistyspöytiä. Yhdistyksen tulee itse huolehtia tavarasäilytyksestä. Kuljetuslaatikoiden tai vastaavan välineistön säilyttäminen ja tuotteiden, pöytien tai muun irtaimiston sijoittaminen yhdistykselle osoitetun alueen ulkopuolella ei ole sallittua. Yhdistyksen edustaja ei saa omilla toimillaan aiheuttaa haittaa toisille toimijoille, tapahtumakävijöille tai tapahtuman henkilökunnalle tai vapaaehtoisille.
Tapahtumalle varatun tilan rakenteisiin ei saa kiinnittää mainoksia tai kylttejä kiinnitysmenetelmällä, joka voi aiheuttaa pysyviä jälkiä tai vaurioita. Yhdistyksen tulee tarvittaessa varmistaa tapahtumanjärjestäjältä, millaista kiinnitysmenetelmää saa käyttää. Mainostaminen on sallittua ainoastaan oman yhdistyspöydän yhteydessä. Tämä koskee myös mainosjulisteita ja mainoslehtisiä. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus poistaa yhdistyspöydän ulkopuolella olevat mainokset.
Yhdistyksen tulee toimittaa pyynnöstä tapahtumajärjestäjälle toimintaansa koskevia selvityksiä tai viranomaistodistuksia (esim. yhdistysrekisteriote) sekä ilmoittaa muuttuneista yhteystiedoista viivytyksettä.
Yhdistyspöydän varauksen tekemisen yhteydessä yhdistyksen nimi, yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot ja varauksen sisältö rekisteröidään tapahtuman tietokantaan. Yhdistys saa nähdä itseään koskevat tiedot tekemällä tapahtumanjärjestäjälle kirjallisen pyynnön. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus julkistaa yhdistyksen nimi ja vuokran suuruus sekä pyydettäessä luovuttaa viranomaisille yhdistystä koskevia muita tietoja.
Jos yhdistys rikkoo edellä mainittuja käyttöehtoja, ei noudata hyvää järjestystä tai laiminlyö yhdistyspöydän maksun on tapahtumajärjestäjällä oikeus kieltää yhdistyspöydän käyttäminen määräajaksi tai evätä oikeus pysyvästi koko tapahtuman ajaksi.
Tapahtuma ja tapahtumanjärjestäjä pidättävät itsellään oikeuden muutoksiin. Tapahtumalla, poliisilla ja muilla viranomaisilla on oikeus joko muuttaa tai rajoittaa yhdistyksen toimintaa tapahtuman aikana joko pysyvästi tai tilapäisesti. Mikäli yhdistyspöytää ei tapahtumanjärjestäjästä riippumattomista toiminnallisista syistä (esim. sääolosuhteet, lakko tai viranomaismääräykset) voida luovuttaa yhdistyksen käyttöön, tapahtuma tai tapahtumanjärjestäjä ei vastaa yhdistykselle mahdollisesti aiheutuvasta vahingosta. Tapahtuman ja tapahtumanjärjestäjän vastuu rajoittuu yhdistyspöydästä maksetun rahasumman palauttamiseen.
