Myyjä vastaa siitä, että hänellä on kaikki tarvittavat luvat myyntitoiminnan harjoittamiseen. Toiminnassa on noudatettava voimassa olevaa Suomen lainsäädäntöä ja poliisin, palotarkastajien, ympäristöviranomaisten ja muiden viranomaisten sekä tapahtumanjärjestäjän ja tapahtumapaikan antamia ohjeita ja määräyksiä. Tapahtuma tai tapahtumanjärjestäjä ei ole vastuussa siitä vahingosta, joka toimijalle aiheutuu toiminnassa tarvittavien lupien epäämisestä. Myyjä vastaa tapahtumalle tai kolmannelle osapuolelle mahdollisesti aiheuttamastaan vahingosta tai haitasta. Myyjä ei saa omilla toimillaan aiheuttaa haittaa toisille myyjille, muille toimijoille, tapahtumakävijöille tai tapahtuman henkilökunnalle tai vapaaehtoisille.
Myyjä ei saa ilman tapahtumanjärjestäjän kirjallista lupaa siirtää myyntioikeuttaan tai osaa siitä taikka luovuttaa osastoa tai sen osittaista hallintaa toiselle henkilölle, yhdistykselle, yhtiölle tai muulle taholle. Lupa tulee hakea viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtuman alkua. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus evätä myyntioikeuden tai osaston luovutus. Edellä mainittu koskee myös yritystoiminnan luovuttamista kokonaan tai osittain toiselle taholle. Jos yrityksen omistussuhteissa tapahtuu muutoksia, tulee niistä ilmoittaa mahdollisimman nopeasti tapahtumanjärjestäjälle. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus ilmoituksen perusteella evätä osaston käyttöoikeus.
Myyjä voi perua osaston varauksen veloituksetta viimeistään seitsemän viikkoa ennen tapahtumaa. Tapahtumanjärjestäjä voi veloittaa alle seitsemän viikkoa ja enintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa perutusta varauksesta tapahtumalle aiheutuneita kuluja vastaavan summan. Varauksesta, jota ei ole peruttu viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, peritään täysi hinta.
Myyjän tulee varata osasto omalla nimellään, toiminimellä, yhdistyksen, yrityksen tai yhtiön nimellä. Osastoa ei voi varata nimimerkillä.
Myyntiosastojen mitat määritetään puolen metrin tarkkuudella. Tapahtumanjärjestäjä varaa oikeuden muuttaa mittoja vähäisessä määrin myyjän kanssa sovituista mitoista. Kaiken osastoon liittyvän toiminnan tulee tapahtua myyjälle osoitetun osaston sisällä. Kuljetuslaatikoiden tai vastaavan välineistön säilyttäminen sekä tuotteiden, kalusteiden tai muun irtaimiston sijoittaminen osaston ulkopuolelle ei ole sallittua. Tapahtumanjärjestäjällä on tarvittaessa oikeus vaatia osaston ulkopuolella sijaitsevan välineistön tai irtaimiston siirtämistä.
Myyntialue on auki tapahtuman aikana perjantaina kello 15-21, lauantaina kello 10-18 ja sunnuntaina kello 10-15. Aukioloaikojen ulkopuolella myyntialue on lukittu ja yleisöltä suljettu. Tapahtumanjärjestäjä varaa oikeuden muuttaa aukioloaikoja. Osastojen pystytys-, huolto- ja purkuajat ovat perjantaina kello 8-15 ja 21-22, lauantaina kello 9-10 ja 18-19 sekä sunnuntaina kello 9-10 ja 15-20.
Tapahtumalle varatun tilan rakenteisiin ei saa kiinnittää mainoksia tai kylttejä kiinnitysmenetelmällä, joka voi aihettaa pysyviä jälkiä tai vaurioita rakenteisiin. Myyjän tulee tarvittaessa varmistaa tapahtumanjärjestäjältä, millaista kiinnitysmenetelmää saa käyttää. Mainostaminen on sallittua ainoastaan omalla osastolla. Tämä koskee myös mainosjulisteita ja mainoslehtisiä. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus poistaa myyjän vuokraaman osaston ulkopuolella olevat mainokset.
Myyntiosaston vuokra ei sisällä kalusteita, ellei erikseen toisin mainita. Myyjä voi käyttää omia kalusteita tai vuokrata Ropeconilta pöytiä ja tuoleja. Pöydät ovat kooltaan vähintään 160x70 cm. Myyjä on velvollinen suojaamaan vuokrapöydän naarmuuntumisen varalta esim. liinalla. Myyjä on vastuussa tapahtuman aikana vuokrakalusteille ja tilalle tahallaan tai huolimattomuudestaan aiheuttamastaan vahingosta.
Tapahtumanjärjestäjä määrittää myyjän sähkönkulutukselle ylärajan, jota ei saa ylittää edes hetkellisesti. Sähköturvallisuutta koskevia määräyksiä on noudatettava. Sähkölaitteiden tulee olla ehjiä. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus poistaa käyttöön soveltumattomat johdot ja sähkölaitteet. Sähköjohdot on sijoitettava ja suojattava niin, ettei niistä aiheudu vaaraa tai haittaa.
Auton käyttäminen myyntialueen sisällä pystytyksen ja purun yhteydessä on sallittua vain tapahtumanjärjestäjän luvalla. Tavaroiden lastaus ja purkaminen on tehtävä kauppatoimintaa ja muita myyjiä häiritsemättä.
Ropecon on voittoa tavoittelematon ja poliittisesti sitoutumaton tapahtuma. Myyjien myynnissä oleva tavaravalikoima ei saa olla tapahtuman hengen vastainen, eikä se saa rikkoa Suomen lakeja. Osastolla ei saa valmistaa, myydä tai tarjoilla ruokaa tai juomaa asiakkaille. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus vaatia myyjää poistamaan tuotevalikoimastaan tuotteet, jotka eivät noudata edellämainittuja vaatimuksia. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus kieltäytyä ottamasta tapahtumaan myyjää, jonka tuotteet eivät täytä tämän kohdan mukaisia vaatimuksia.
Osastolla saa järjestää tapahtuman luonteeseen sopivaa ohjelmaa. Järjestettävästä ohjelmasta on sovittava tapahtumanjärjestäjän kanssa viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Ohjelman on pysyttävä osaston rajojen sisällä, eikä se saa aiheuttaa häiriötä myyntialueen muille käyttäjille. Äänentoiston käyttö ohjelmassa on kielletty.
Myynnin päätyttyä tulee myyjän huolehtia osastonsa siisteydestä. Kaikki roskat on vietävä Helsingin kaupungin hyväksymään jäteastiaan.
Myyjän tulee toimittaa pyynnöstä tapahtumanjärjestäjälle kaupallista toimintaansa koskevia selvityksiä tai viranomaistodistuksia (esim. kaupparekisteriote) sekä ilmoittaa muuttuneista yhteystiedoista viivytyksettä.
Osaston varauksen tekemisen yhteydessä yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi, yhteystiedot ja varauksen sisältö rekisteröidään tapahtuman tietokantaan. Myyjä saa nähdä itseään koskevat tiedot tekemällä tapahtumanjärjestäjälle kirjallisen pyynnön. Tapahtumanjärjestäjällä on oikeus julkistaa vuokralaisen nimi ja vuokran suuruus sekä pyydettäessä luovuttaa viranomaisille myyjää koskevia muita tietoja.
Jos myyjä rikkoo edellä mainittuja käyttöehtoja, ei noudata hyvää järjestystä, laiminlyö osaston vuokran tai myy tuoteväärennöksiä, on tapahtumanjärjestäjällä oikeus kieltää osaston käyttäminen määräajaksi tai evätä oikeus pysyvästi koko tapahtuman ajaksi.
Tapahtuma ja tapahtumanjärjestäjä pidättävät itsellään oikeuden muutoksiin. Tapahtumalla, poliisilla ja muilla viranomaisilla on oikeus joko muuttaa tai rajoittaa myyntiaikaa joko pysyvästi tai tilapäisesti. Mikäli osastoa ei säästä tai muista tapahtumanjärjestäjästä riippumattomista toiminnallisista syistä (esim. lakko tai viranomaismääräykset) voida luovuttaa myyjän käyttöön, tapahtuma ja tapahtumanjärjestäjä eivät vastaa myyjälle mahdollisesti aiheutuvasta vahingosta. Tapahtuman ja tapahtumanjärjestäjän vastuu rajoittuu osastosta maksetun rahasumman palauttamiseen.
